Politique de protection des renseignements personnels

Version 13 juillet 2023

En tant qu’organisme de bienfaisance agissant pour développer la conscience environnementale et sociale des jeunes du Québec, la Fondation Monique-Fitz-Back mène des activités de financement et des activités d’engagement jeunesse qui nous oblige à recueillir, conserver et utiliser des renseignements personnels. La Fondation se conforme aux normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements personnels ainsi qu’aux obligations énoncées dans la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25).

La présente Politique de protection des renseignements personnels a pour but de présenter nos pratiques en matière de cueillette, de conservation et d’utilisation des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de nos différents sites Web, en complétant un formulaire de participation à un événement, en achetant un billet de loterie, en effectuant un don à notre intention ou par tout autre moyen, que ce soit par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique de protection des renseignements personnels, et vous autorisez la Fondation Monique-Fitz-Back, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

La présente Politique de protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur les sites Web propriété de la Fondation, et la Fondation n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels. Pour plus de détails à ce sujet, nous vous invitons à consulter notre Politique d’utilisation des témoins (cookies) qui se trouve sur chacun de nos sites Web.

QUI SOMMES-NOUS ET QUE FAISONS-NOUS?

La Fondation Monique-Fitz-Back agit pour développer la conscience environnementale et sociale des jeunes du Québec. Depuis sa création en 2006, plus de 200 000 jeunes de toutes les régions administratives du Québec ont été sensibilisé.e.s au développement durable par les projets de la Fondation, ce qui en fait l’une des plus importantes organisations dans le domaine.

Pour réaliser cette mission, la Fondation agit de trois principales façons. Elle développe des outils pédagogiques utilisés en classe et portant sur des sujets environnementaux et sociaux d’actualité (mobilité durable, fleuve Saint-Laurent, vivre ensemble, pédagogie plein air…). Elle organise des rassemblements jeunesse destinés à renforcer l’espoir et la confiance en soi chez les jeunes qui y participent, ce qui les amène à se dépasser dans leur sentiment de vouloir et de pouvoir agir (Sommet jeunesse annuel sur les changements climatiques, Conseil national des jeunes ministres de l’environnement, Laboratoire des jeunes journalistes en environnement, Journées On s’engage, Journées Gère tes matières, Jeunesse ACTES…) Finalement, elle offre un programme d’aide financière destiné à soutenir des initiatives concrètes et positives dans le réseau scolaire québécois.

De plus, la Fondation organise différentes activités de collecte de fonds qui lui permettent de réaliser sa mission.

QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS?

Selon nos besoins, qu’il s’agisse d’activités de collecte de fonds, de rassemblements de jeunes ou autres, nous pouvons recueillir, conserver et utiliser différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, notamment :

• Des coordonnées comme le prénom, le nom, le genre, l’adresse postale, l’adresse électronique, la date de naissance, l’âge et le numéro de téléphone;
• Des renseignements liés au niveau de scolarité et à l’établissement scolaire fréquenté;
• Des renseignements liés à des conditions médicales particulières (allergies, médication, autres) et numéro d’assurance maladie;
• Des renseignements obtenus à la suite de sondages ou enquêtes;
• Des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, le parcours professionnel et/ou personnel, des photos et du contenu vidéo ou audio;
• Des renseignements sur les parcours professionnels, les réseaux, l’implication sociale, les affiliations professionnelles et les liens familiaux;
• Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel par la Fondation;
• Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication;
• Des renseignements relatifs à l’historique de contributions, de participation à des événements de l’organisation, à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
• Des renseignements relatifs à des services que nous vous avons rendus;
• Des renseignements sur l’utilisation de nos sites Web. Pour plus de détails à ce sujet, nous vous invitons à consulter notre Politique d’utilisation des témoins (cookies) qui se trouve sur chacun de nos sites Web;
• Tout autre renseignement personnel fourni.

Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos élèves, vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires ou vos propriétaires véritables), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements; le cas échéant, les preuves du consentement qui vous a été donné (date, heure, moyen) doivent nous être fournies.

Compte tenu de nos activités, il peut arriver que nous ayons besoin d’obtenir des renseignements personnels de personnes de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels sans votre consentement, veuillez nous contacter. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’enfants de moins de 14 ans sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements de nos serveurs.

COMMENT COLLECTONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous collectons vos renseignements personnels ou ceux de vos enfants, auprès de vous-même et lors de nos interactions avec vous, de différentes façons, notamment :

• Lors du processus d’inscription pour vous ou vos enfants à nos événements, formations et infolettres;
• Lors du processus d’inscription à des événements-bénéfice;
• Lorsque vous faites un don à notre organisme, quelle que soit la forme de votre don;
• Lorsque vous procédez à un achat auprès de notre organisme, notamment des billets de loterie, des lots à notre encan Web, des documents;
• Lors de votre inscription comme bénévole pour notre organisme;
• Au cours de la prestation de services que nous vous rendons;
• Lorsque vous déposez votre candidature sur un poste offert à la Fondation ou lorsque nous convenons d’un contrat d’embauche avec vous.
• Lorsque vous consultez l’un ou l’autre de nos sites Web. Pour plus de détails à ce sujet, nous vous invitons à consulter notre Politique d’utilisation des témoins (cookies) qui se trouve sur chacun de nos sites Web.

COMMENT UTILISONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels :

• Afin de fournir nos services ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous.
• Afin d’organiser nos événements et vous tenir au courant des détails entourant votre inscription et votre participation à ces événements (formations, colloques, sommets, rassemblements…).
• Afin d’assurer votre sécurité et celle de vos enfants lors de ces événements et de respecter les conditions particulières liées à votre ou à leur inscription (allergies alimentaires par exemple).
• Afin de vous informer adéquatement sur les projets en cours à la Fondation, incluant les formations, les activités d’engagement et les activités de collecte de fonds.
• Afin de faciliter l’utilisation de nos sites Web et de s’assurer que le contenu est pertinent et pour s’assurer que le contenu de nos sites Web est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil. Pour plus de détails à ce sujet, nous vous invitons à consulter notre Politique d’utilisation des témoins (cookies) qui se trouve sur chacun de nos sites Web.
• À des fins de marketing et de développement des affaires – pour fournir des détails sur les nouveaux services, de l’information sur les développements de notre organisation et de notre secteur et des invitations à des séminaires et événements.
• À des fins de recherche et de développement, pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les exigences de nos clients en matière de service et de marketing et de mieux comprendre notre organisme et élaborer nos services et nos offres.
• À des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler à la Fondation Monique-Fitz-Back.
• Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques.
• Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par nous ou par de tels organismes). Lorsque nous traitons des renseignements personnels de catégories spéciales, nous pouvons également nous fonder sur des éléments d’intérêt public importants (prévention ou détection des crimes) ou des réclamations fondées en droit;
• Pour faire respecter nos droits, pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de communication d’information ou pour protéger les droits de tiers.
• Afin de nous assurer d’être payés – pour recouvrer des paiements qui nous sont dus et, s’il y a lieu, pour faire exécuter de tels recouvrements en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques (y compris en intentant des démarches judiciaires).
• Afin de réorganiser ou de modifier notre organisme – si nous entreprenons une réorganisation (par exemple, en fusionnant, en regroupant ou en cédant une partie de la mission de notre organisme), nous pourrions devoir transférer une partie ou la totalité des renseignements personnels à un tiers applicable (ou à ses conseillers) dans le cadre de tout processus de vérification diligente ou de transfert à cette entité issue d’une réorganisation ou à ce tiers aux mêmes fins que celles énoncées dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou aux fins de l’analyse de toute réorganisation proposée. Nous prendrons dans une telle situation tous les moyens possibles pour assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels.

AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

La Fondation Monique-Fitz-Back est un organisme à but non lucratif dûment incorporé et reconnu comme organisme de bienfaisance. La Fondation a pour politique de ne pas vendre, louer ou échanger des renseignements personnels avec d’autres organisations de bienfaisance ou organisations commerciales. Toutefois, pour la conduite de nos activités, il peut arriver que nous soyons dans l’obligation de transmettre les renseignements personnels que nous recueillons. Ces renseignements peuvent notamment être partagés avec les tiers suivants :

• Des équipes de recherche à des fins d’études sur les retombées de nos projets. Dans ce dernier cas, les renseignements personnels ne seront communiqués aux équipes de recherche qu’après autorisation des jeunes concerné.e.s ou de leurs parents;
• À des adultes accompagnateurs de jeunes lors de nos activités de rassemblement jeunesse. Les conditions médicales particulières pourraient faire partie des renseignements partagés;
• Le personnel du bureau comptable en charge d’effectuer les tirages de notre Loto Voyages;
• Le personnel de l’agence de voyages partenaire de la Fondation à qui nous fournissons les renseignements des personnes ayant gagné un des prix offerts à la Loto Voyages;
• Des bénévoles de la Fondation à des fins de sollicitation de contributions financières ou autres;
• Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires, notamment ceux qui pourraient nous fournir des services de sollicitations de dons, d’analyse de bases de données, de sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;
• Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales, ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;
• Nous utiliserons les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.
• Lorsque vous naviguez sur nos sites Web, des témoins (cookies) peuvent être utilisés par la Fondation ou par des sites tiers, comme Google et Facebook. Pour plus de détails à ce sujet, nous vous invitons à consulter notre Politique d’utilisation des témoins (cookies) qui se trouve sur chacun de nos sites Web.

PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique de protection des renseignements personnels et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

Les numéros de cartes bancaires sont détruits immédiatement après la transaction, de don ou d’achat, par le logiciel comptable.

OÙ CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Les renseignements personnels sont conservés dans les banques de données générées par nos logiciels de comptabilité (Acomba) et de gestion de dons et d’achat (ProDon). Ces banques de données sont protégées par un mot de passe connu des seuls membres de la Fondation ayant à traiter ces informations.

Les renseignements personnels des participant.e.s à nos activités de rassemblement sont détenus le temps nécessaire par les membres du personnel de la Fondation ayant à coordonner ces événements, à contacter les parents des jeunes et à assurer la sécurité des jeunes participant aux événements.

COMMENT PROTÉGEONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous suivons les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel qui ont accès aux renseignements personnels soient ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement que ces renseignements soient connus.

Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ». S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais suite à notre connaissance de cet incident. Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

QUELS DROITS UNE PERSONNE DÉTIENT-ELLE À L’ÉGARD DE SES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements la concernant;
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
• Désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser leurs renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à leur nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion leur cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli). Dans certains cas particuliers, la Fondation pourrait demander d’anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes (ex : conservation des informations requises aux fins d’inspection fiscale éventuelle).
• Le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
• Le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions.

Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information si vous suspectez qu’une infraction aux lois sur la protection des données a été commise.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».

COMMENT UTILISONS-NOUS LES TÉMOINS ET LES TECHNOLOGIES SIMILAIRES?

Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet des témoins (cookies) que nous utilisons, nous vous invitons à consulter notre Politique d’utilisation des témoins (cookies) qui se trouve sur chacun de nos sites Web.

COMMENT COMMUNIQUER AVEC NOUS?

Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique de protection des renseignements personnels ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits ou obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques concernant nos fournisseurs de services, veuillez communiquer avec la direction générale de la Fondation par courriel à l’adresse adm@fondationmf.ca, par téléphone (418 523-8585) ou par la poste aux coordonnées suivantes :

Fondation Monique-Fitz-Back

À l’attention de la direction générale et/ou au
Responsable de la protection des renseignements personnels
320 rue Saint-Joseph Est, bureau 207, Québec QC G1K 8G5

COMMENT METTONS-NOUS À JOUR LA PRÉSENTE POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous pouvons modifier sans préavis notre Politique de protection des renseignements personnels et notre Politique d’utilisation des témoins (cookies). Nous vous invitons donc à les examiner chaque fois que vous le jugez nécessaire. Vous les retrouverez sur nos sites Web.

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois le 13 juillet 2023.